ФНП в связи с введением в действие с 1 января 2011 года Правил нотариального делопроизводства считает возможным высказать позицию о применении отдельных положений Правил в целях выработки единой практики. В документе содержатся разъяснения по следующим вопросам: номенклатуре дел нотариуса, ведении реестров для регистрации нотариальных действий, проведении проверок за исполнением нотариусами, занимающимися частной практикой, Правил нотариального делопроизводства, регистрации организационно-распорядительных документов, документах, заверяемых оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации

В частности, отмечается, что до утверждения Примерной номенклатуры дел сроки хранения документов указываются в номенклатурах дел нотариусов в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Миникультуры РФ от 25.08.2010 №558.

Для оказания практической помощи нотариусам при составлении номенклатуры дел на 2011 год в нотариальные палаты направлен проект Примерной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, подготовленный Федеральной нотариальной палатой совместно с Департаментом по вопросам правовой помощи и взаимодействия с судебной системой Минюста России.

Правилами допускается одновременное ведение нотариусом одного общего реестра – для регистрации любых предусмотренных законодательством РФ нотариальных действий, по одному специальному реестру – для записей определенных видов нотариальных действий (например, для регистрации удостоверения доверенностей), и нескольких реестров для регистрации копий документов.

Если для регистрации определенного вида нотариальных действий введен специальный реестр, регистрация в нем нотариального действия другого вида возможна лишь в порядке исключения. Так, в реестре, предназначенном для регистрации удостоверения доверенностей, в порядке исключения может быть зарегистрирована копия доверенности.

Проверка исполнения нотариусами Правил проводится один раз в четыре года.

При этом необходимо учитывать, что ведение делопроизводства является частью профессиональных обязанностей нотариуса, в связи с чем, по мнению ФНП:

- проверка исполнения Правил может проводиться в рамках осуществляемой в соответствии со статьей 34 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате проверки организации работы нотариуса;

- первая проверка исполнения Правил нотариусом, впервые приступившим к осуществлению нотариальной деятельности, должна быть проведена через год после наделения его полномочиями нотариуса;

- проверка исполнения нотариусами Правил может проводиться в иные сроки, если законодательством субъекта Российской Федерации специальные сроки установлены для проведения проверок организации работы нотариуса.

Оттиск гербовой печати проставляется на нотариальных актах, а также на документах, для которых проставление оттиска гербовой печати предусмотрено Правилами (организационно-распорядительные документы, расписки и др.). В иных случаях вопрос об оттиске печати, проставляемой на документе – гербовой или без воспроизведения Государственного герба РФ – решается нотариусом самостоятельно.